» Zarządzanie dokumentami

Na uczelni obsługa wielu spraw bazuje na obiegu dokumentów. Aby usprawnić przepływ informacji, zapewnić jedno miejsce składowania informacji, ułatwić kategoryzowanie, wyszukiwanie i utrzymywanie przechowywanych informacji, działa system elektronicznego zarządzania dokumentami. System jest dostępny przez przeglądarkę internetową i oparty na usłudze centralnego uwierzytelniania. Rozpoczęcie pracy z systemem jest proste, system integruje się ze standardowymi narzędziami pracy biurowej. W systemie przechowywane są zarówno dokumenty w postaci źródłowej (np. teksty, prezentacje, arkusze kalkulacyjne), jak również skany dokumentów papierowych. Każdy przechowywany dokument otrzymuje indywidualną, jednoznaczną sygnaturę, historia zmian dokumentu jest rejestrowana. Sposób sygnowania przechowywanych dokumentów jest zgodny z obowiązującą na uczelni instrukcją kancelaryjną. W chwili obecnej w niektórych biurach i działach elektronicznie zarządzanymi dokumentami są: korespondencja przychodząca i wychodząca, umowy z kontrahentami, wnioski urlopowe, zakupowe i wyjazdowe, faktury, dokumenty dotyczące zamówień publicznych.

 » Zarządzanie zadaniami

Niektóre sprawy nie wymagają obiegu specjalistycznych dokumentów, mogą być obsługiwane w sposób mniej zbiurokratyzowany. Obecnie tak obsługiwane są już zadania dotyczące infrastruktury IT – zarówno zadania rozwojowe jak też zgłoszenia serwisowe. Takie zadania są rejestrowane i przypisywane do odpowiednich osób w systemie zarządzania zadaniami powiązanym z usługą centralnego uwierzytelniania. Każdy użytkownik po zalogowaniu ma wgląd w zadania które go dotyczą – które sam zgłosił lub których obsługa została do niego przypisana. Użytkownicy mogą też rejestrować zadania wysyłając e-mail na predefiniowany adres pocztowy z własnego konta pocztowego – system zarządzania zadaniami ustali tożsamość użytkownika po jego adresie pocztowym i automatycznie zarejestruje zadanie w imieniu użytkownika.

 » Linki

sharepoint.uw.edu.pl | zarządzanie dokumentami
vpn.uw.edu.pl | dostęp do intranetu
jira.uw.edu.pl | zarządzanie zadaniami